Hlaða niður PDF-skrá

Innkaupareglur Fjallabyggðar

I. Kafli
Tilgangur, gildissvið og ábyrgð

1. gr.
Tilgangur

Reglur þessar eru settar til að stuðla að vönduðum og hagkvæmum innkaupum Fjallabyggðar og tryggja gæði vöru, þjónustu og verka sem sveitarfélagið kaupir að teknu tilliti til umhverfissjónarmiða og líftímakostnaðar vöru.

Reglum þessum er ætlað að tryggja að innkaup Fjallabyggðar séu í samræmi við góða viðskiptahætti og vandaða stjórnsýsluhætti. Þeim er einnig ætlað að tryggja að almennar kröfur um fyrirsjáanleika í framkvæmd, gagnsæi, jafnræði og málskotsrétt séu virtar við innkaup.

Bæjarstjóri skal hafa frumkvæði að því að samræma innkaup Fjallabyggðar þegar um er að ræða vöru eða þjónustu sem stofnanir sveitarfélagsins hafa almennt not fyrir.

2. gr.
Orðskýringar

Innkaup: kaup á hvers kyns aðföngum, þ.e. kaup á þjónustu, vörum og verklegum framkvæmdum.

Útboð: Innkaupaferli þar sem hvaða fyrirtæki sem er getur lagt fram tilboð. Undir hugtakið útboð falla heiti þar sem lýst er því sem boðið er út, eins og þjónustuútboð, verkútboð, vöruútboð, en einnig heiti eins og alútboð, samkeppni, hönnunarsamkeppni, tveggja áfanga keppni og útboð með tveggja umslaga kerfi.

Lokað útboð: Útboð þar sem völdum birgjum er boðið að bjóða í skilgreinda þjónustu, vörur eða verklegar framkvæmdir. Þátttakendur eru valdir á grundvelli fyrirfram skilgreindra forsenda í forvali sem hvaða fyrirtæki sem er getur tekið þátt í.

Forval: Val þátttakenda í lokuðu útboði vegna lokaðs útboðs er hluti útboðsferils.

Skrifleg verðfyrirspurn: Innkaupaferli þar sem leitað er til tveggja eða fleiri aðila um upplýsingar um verð á tiltekinni vöru eða þjónustu með bréfi, símbréfi eða tölvupósti.

Munnleg verðfyrirspurn: Innkaupaferli þar sem leitað er til tveggja eða fleiri aðila um upplýsingar um verð á tiltekinni vöru eða þjónustu með munnlegri fyrirspurn.

Samningskaup: Þegar kaupandi ræðir við fyrirtæki sem hann hefur valið samkvæmt fyrirfram ákveðnu ferli og semur um skilmála samnings við eitt eða fleiri fyrirtæki.

3. gr.
Gildissvið og ábyrgð

Reglur þessar gilda fyrir Fjallabyggð og stofnanir og fyrirtæki sem rekin eru af sveitarfélaginu.

Bæjarstjóri Fjallabyggðar ber ábyrgð á að innkaup séu í samræmi við innkaupareglur þessar, ákvæði laga um framkvæmd útboða nr. 65/1993 og lög um opinber innkaup nr. 84/2007. Skrifstofu- og fjármálastjóri hefur eftirlit með innkaupum fyrir hönd bæjarstjóra og vekur athygli hans á því ef misbrestur verður á eftirfylgni.

II. Kafli
Samningar og innkaupaaðferðir

4. gr.
Viðmiðunarfjárhæðir

Útboð skal almennt viðhaft við aðföng ef því verður við komið. Verði útboði ekki við komið skal verðfyrirspurn vera undanfari innkaupa. Engar vörur, þjónusta eða framkvæmdir skulu keyptar án verðsamanburðar. Við verðsamanburð skal miðað við heildarkostnað við aðföng að meðtöldum áætluðum flutnings- eða ferðakostnaði vegna kaupanna. Einnig skal borinn saman áætlaður líftímakostnaður vöru þ.e. viðhaldskostnaður á líftíma vöru, kostnaður við eyðingu og annar fyrirséður kostnaður sem innkaupin hafa í för með sér.

Þegar áætluð samningsfjárhæð verklegrar framkvæmdar er yfir 10 m.kr. skal útboð viðhaft. Ef áætluð fjárhæð kaupa á þjónustu fer yfir 5 m.kr. eða yfir 3 m.kr. vegna vörukaupa skal sömuleiðis viðhafa útboð.

Allar tölur eru með virðisaukaskatti. Við innkaup á rekstrarvörum skal miðað við árlega innkaupaþörf í viðkomandi vöruflokki við mat á fjárhæð. Sé fyrirhugað að kaupa vörur, þjónustu eða verk í áföngum skal miða við samanlagt heildarverð allra áfanga sem boðnir eru út.

Þegar áætluð samningsfjárhæð er yfir viðmiðunarfjárhæð vegna opinberra innkaupa á EES svæðinu skv. reglugerð nr. 807/2007 skal viðhafa útboð á EES svæðinu með þeim áskilnaði sem getur um í lögum nr. 84/2007.

Óheimilt er að skipta innkaupum niður með einum eða öðrum hætti til að lækka fjárhæð, eða vanáætlaða fjárhæð innkaupa í þeim tilgangi að komast hjá útboði/verðfyrirspurn. Þannig er t.a.m. óheimilt að skipta innkaupum milli tímabila og skipta eða láta skipta reikningum frá seljendum niður í smærri einingar. Þó er heimilt að skipta kaupum á vörum, verklegum framkvæmdum eða þjónustu í minni áfanga í þeim tilgangi að gera fleiri aðilum kleift að taka þátt í útboði og auka samkeppni á markaði. Þegar þetta er gert skal ávallt bjóða út alla áfanga verks, þjónustu eða vörukaupa.

5. gr.
Samningar

Leitast skal við að gera samninga þannig úr garði að ekki geti komið upp ágreiningur um efni þeirra eða efndir. Samningar sem gerðir eru til langs tíma skulu innihalda uppsagnar- og riftunarákvæði til handa sveitarfélaginu.

Samningar um kaup á vörum, framkvæmdum eða þjónustu skulu að jafnaði ekki gerðir til meira en þriggja ára. Heimilt er að gera samninga með möguleika á framlengingu til eins árs í senn. Ekki má framlengja slíkan samning oftar en tvisvar. Óheimilt með öllu er að gera ótímabundna samninga.

Þegar samningar eru gerðir til lengri tíma en gildandi fjárhagsáætlun nær til, skal bæjarráð veita heimild til samningsgerðarinnar, að því marki sem heimildir bæjarráðs samkvæmt samþykkt um stjórn og fundarsköp Fjallabyggðar leyfa. Varði sú skuldbinding sem í samningnum felst verulega fjárhag eða hagsmuni sveitarfélagsins skal bæjarstjórn veita heimildina.

6. gr.
Innkaupaaðferðir

Við innkaup Fjallabyggðar og fyrirtækja og stofnana á vegum sveitarfélagsins, skulu eftirfarandi innkaupaaðferðir notaðar:

a) Munnleg verðfyrirspurn og samningur/pöntun í kjölfarið.

b) Skrifleg verðfyrirspurn og samningur/pöntun í kjölfarið.

c) Útboð, opið eða lokað, og samningur/pöntun í kjölfarið.

d) Innkaup samkvæmt rammasamningi, enda hafi verðfyrirspurnir leitt í ljós að rammasamningurinn færi sveitarfélaginu hagkvæmustu innkaup.

e) Samningskaup að undangenginni birtingu auglýsingar.

f) Samningskaupum án undangenginnar birtingar auglýsingar, á grundvelli verðfyrirspurnar.

g) Samningskaupum vegna hönnunarsamkeppni.

III. kafli
Heimildir og ábyrgðir

7. gr.
Umsjón innkaupa

Bæjarstjóri Fjallabyggðar hefur yfirumsjón með öllu forvali, útboðum og fyrirspurnum sem og samningagerð í framhaldi þeirra. Skrifstofu- og fjármálastjóri hefur eftirlit með að innkaup séu samkvæmt samningum og í samræmi við innkaupareglur þessar í umboði bæjarstjóra.

Skipulags- og byggingarfulltrúi hefur umsjón með forvali, útboðum og verðfyrirspurnum sem varða verklegar framkvæmdir á vegum sveitarfélagsins í samráði við bæjarstjóra. Forstöðumenn B-hluta fyrirtækja annast útboð og innkaup sem undir starfsemi þeirra falla í samræmi við reglur þessar, nema annað sé tekið fram, í samráði við bæjarstjóra.

Umsjón með innkaupum deilda, stofnana eða fyrirtækja Fjallabyggðar er á hendi viðkomandi stjórnanda.

8. gr.
Fjárheimildir

Afla skal heimildar fyrir öllum aðföngum áður en innkaup eiga sér stað eða sveitarfélagið er skuldbundið fjárhagslega. Þessar leiðir skulu farnar við öflun fjárheimildar:

a) Fjárheimild á fjárhagsáætlun sveitarfélagsins. Að jafnaði skulu áætluð útgjöld sveitarfélagsins lögð fyrir bæjarstjórn Fjallabyggðar við gerð fjárhagsáætlunar. Innkaup samkvæmt fjárhagsáætlun skulu samþykkt af stjórnanda viðkomandi deildar, stofnunar eða fyrirtækis.

b) Fjárheimild við endurskoðun fjárhagsáætlunar. Ef fyrirsjáanlegt þykir að útgjaldaþörf breytist má leggja til breytingar á fjárhagsáætlun til afgreiðslu bæjarstjórnar við endurskoðun áætlunar. Innkaup samkvæmt endurskoðaðri fjárhagsáætlun skulu samþykkt af stjórnanda viðkomandi deildar, stofnunar eða fyrirtækis.

c) Fjárheimild frá bæjarráði eða bæjarstjórn. Í sérstökum og aðkallandi tilfellum má óska eftir fjárheimild frá bæjarráði vegna óvæntra útgjalda. Bæjarráð skal þá leggja til hvernig auknum útgjöldum skuli mætt. Ef fjárhæð útgjaldanna þykir fara fram úr heimildum bæjarráðs, skv. samþykkt um stjórn og fundarsköp eða ef mótatkvæði er greitt gegn tillögunni í bæjarráði, skal bæjarstjórn fjalla um málið.

Stjórnanda sem fengið hefur heimild fyrir útgjöldum samkvæmt ofansögðu er heimilt að nýta þá heimild án frekara samráðs, enda hafi viðkomandi fagnefnd haft tækifæri til að fjalla um málið áður en fjárheimildar var aflað. Ef um er að ræða fjárheimild skv. c-lið og útgjaldaþörfin er mjög aðkallandi, er bæjarráði/bæjarstjórn heimilt að veita viðkomandi stjórnanda heimild til að stofna til útgjalda án undanfarandi samráðs við fagnefnd. Skal þá málið lagt fyrir fagnefndina til kynningar við fyrsta tækifæri.

9. gr.
Innkaupaaðilar

Stjórnandi sem hefur forráð yfir fjárheimildum samkvæmt 8. grein getur veitt undirmanni sínum umboð sitt til að afla aðfanga allt að kr. 300 þ.kr. Bæjarráð getur samþykkt meiri heimildir til handa starfsmanni í sérstökum tilvikum að fengnum tillögum viðkomandi stjórnanda. Bæjarráð, í samráði við bæjarstjóra, skal ákveða fyrirkomulag almennra innkaupa, t.d. með notkun beiðna eða innkaupakorta.

Innkaup annarra en starfsmanna, í nafni sveitarfélagsins, eru með öllu óheimil.

10. gr.
Hæfis- og siðareglur

Enginn starfsmaður Fjallabyggðar eða fulltrúi í nefnd, ráði eða stjórn á vegum sveitarfélagsins má eiga aðild að ákvörðunum um innkaup, sem varða aðila sem þeir eru náskyldir eða í hagsmunatengslum við sbr. hæfisreglur í 3.gr. stjórnsýslulaga. Ber starfsmanni eða nefndarfulltrúa að hafa frumkvæði að því að gera viðvart um ástæður er kunna að valda vanhæfi hans.

Starfsmönnum Fjallabyggðar og fulltrúum í nefndum, ráðum eða stjórnum á vegum sveitarfélagsins er óheimilt að þiggja boðsferðir og gjafir sem tengjast viðskiptum við sveitarfélagið, nema með samþykki bæjarstjóra.

Allir starfsmenn er koma að innkaupum og innkaupamálum skulu gæta þagmælsku um það sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu og leynt á að fara vegna viðskiptahagsmuna eða af öðrum ástæðum sem leiða af lögum eða eðli máls. Bæjarstjóri Fjallabyggðar hefur umsjón með allri upplýsingagjöf um samninga og innkaup á vegum sveitarfélagsins og sér til þess að hún samræmist ákvæðum stjórnsýslulaga nr. 37/1993, upplýsingalaga nr. 50/1996 og annarra laga sem eiga við hverju sinni.

11. gr.
Viðurlög við brotum

Brot á reglum þessum teljast til brota í starfi og geta leitt til áminningar viðkomandi starfsmanns. Ítrekuð brot geta varðað brottrekstri úr starfi.

III. Kafli
Útboð og verðfyrirspurnir

12. gr.
Opið útboð

Þegar um er að ræða kaup á verki eða þjónustu sem margir geta framkvæmt eða veitt, eða vöru sem margir selja eða geta útvegað, skal almennt viðhafa opið útboð.

Þegar um er að ræða vandasöm, faglega og/eða tímalega krefjandi og/eða fjárfrek verk skal tryggja eins og kostur er að væntanlegir bjóðendur hafi bæði faglega og fjárhagslega getu til að framkvæma viðkomandi verk, t.d. með því að óska eftir upplýsingum um starfsmenn og fjárhagsstöðu bjóðenda í útboðsgögnum.

13. gr.
Lokað útboð

Þegar opnu útboði verður ekki við komið, það þykir ekki hagkvæmur kostur eða aðrar málefnalegar ástæður eru fyrir hendi, er heimilt að viðhafa lokað útboð. Lokað útboð skal að jafnaði ekki viðhaft nema að undangengnu forvali, sjá þó undanþágu í ákvæði 15. greinar. Þegar lokað útboð er viðhaft skal leitast við að ná fram raunhæfri samkeppni og því skal lágmarksfjöldi þátttakenda vera fjórir ef þess er kostur.

14. gr.
Forval

Þegar forval er viðhaft til að velja þátttakendur í lokuðu útboði, samkeppni eða samningskaupum, skal þess krafist í forvalsgögnum að umsækjendur leggi fram upplýsingar sem sýna faglega og fjárhagslega getu þeirra til að taka að sér verkefnið.

Í forvalsgögnum skal koma fram með skýrum og greinargóðum hætti hvaða gagna eða upplýsinga er krafist frá umsækjendum og hvernig verði staðið að vali á þátttakendum. Hægt er að takmarka fjölda þátttakenda í útboði, samkeppni eða samningskaupum, t.d. þannig að í forvalsgögnum komi fram að aðeins umsækjendur sem uppfylla tilteknar lágmarkskröfur fái að taka þátt í því eða að aðeins tiltekinn fjöldi fái þátttökurétt.

Niðurstöður forvals skal tilkynna öllum þeim sem sendu inn forvalsgögn og færa rök fyrir niðurstöðunni.

15. gr.
Lokað útboð án forvals

Viðhafa má lokað útboð meðal valinna bjóðenda, án forvals, enda liggi málefnalegar og gildar ástæður því að baki.

16. gr.
Auglýsing útboðs eða forvals

Opið útboð og forval skal auglýsa opinberlega í a.m.k. einu dagblaði með dreifingu um allt land, í miðlum sem starfræktir eru í Fjallabyggð og á vefsvæði sveitarfélagsins. Auglýsingar skulu uppfylla 3. grein laga um framkvæmd útboða nr. 65/1993.

Við lokað útboð skal senda orðsendingu um útboðið til þeirra sem kaupandi gefur kost á að gera tilboð. Í orðsendingunni skalkoma fram hvaða aðilum er gefinn kostur á að gera tilboð.

17. gr.
Útboðsgögn

Útboðsgögn skulu innihalda allar nauðsynlegar upplýsingar svo unnt sé að gera tilboð. Frestur til að skila tilboði skal alltaf vera hæfilegur miðað við umfang þess sem boðið er út. Í útboðsgögnum skal skýrt koma fram hvernig tilboð verði metin og hvaða forsendur verði lagðar til grundvallar vali á samningsaðila.

18. gr.
Verðfyrirspurnir

Þegar ekki er viðhaft útboð vegna innkaupa vöru, verka eða þjónustu, skal verðfyrirspurn almennt vera undanfari viðskipta. Verðfyrirspurn skal vera skrifleg þegar áætluð fjárhæð innkaupa vegna verklegrar framkvæmdar eða þjónustu er yfir 200 þ.kr., en yfir 50 þ.kr. þegar um vörukaup er að ræða. Miðað skal við áætlað verð með virðisaukaskatti og líftímakostnað vöru sbr. 1. mgr. 4. greinar.

Gera má verðfyrirspurn þar sem áætlað verð er undir viðmiðunartölum um útboð skv. 4. grein og útboð er ekki talið eiga við, til að afla tilboða frá tilteknum aðilum sem taldir eru geta útvegað vöru, veitt þjónustu eða unnið verk, sem óskað er eftir hverju sinni. Þrátt fyrir að fyrirspurnir séu óformlegri en útboð, samkvæmt þeim lögum sem um þau gilda, skal tilboða aflað á grundvelli skriflegra fyrirspurnargagna og tilboð skulu einnig vera skrifleg. Heimilt er að senda út fyrirspurnir og taka við tilboðum í fyrirspurnir með símbréfi og/eða tölvupósti. Málsmeðferð öll skal vera vönduð, fyrirspurnargögn skulu vera skýr og greinargóð og skýrt skal koma fram ef meta á tilboð á öðrum forsendum en verði einu saman. Opnun tilboða/verðfyrirspurnar, á tilsettum opnunartíma, skal skráð af starfsmönnum. Samanburðarskrá tilboða skal gerð og þátttakendur skulu upplýstir um val á tilboði og tilboð annarra aðila.

19. gr.
Undanþága frá útboði og/eða verðfyrirspurn.

Bæjarstjóra er heimilt er að veita undanþágu frá útboði og verðfyrirspurn ef ríkar ástæður eru fyrir hendi, svo sem ef búnaður eða þjónusta fæst eingöngu hjá einum aðila.

IV. Kafli
Mat á tilboðum og samningsaðilum

20. gr.
Mat og val á tilboðum/samningsaðilum

Taka skal því tilboði sem hagkvæmast er miðað við kröfur í útboðslýsingu, eða hafna þeim öllum. Ef hagstæðasta tilboð er ekki jafnframt lægsta tilboð skal það rökstutt sérstaklega.

Í útboðsgögnum skal tilgreina forsendur fyrir vali tilboðs með eins nákvæmum hætti og framast er unnt. Í forsendum má ekki vísa til annarra atriða en staðreynd verða á grundvelli gagna sem bjóðendur leggja fram eða með öðrum hlutlægum hætti. Við gerð útboðsgagna skal taka mið af umhverfissjónarmiðum og líftímakostnaði þar sem það á við.

Kaupandi skal meta tilboð á grundvelli þeirra forsendna fyrir vali tilboðs sem fram komu í upphaflegri útboðsauglýsingu eða skýringargögnum og skal velja hagkvæmasta. Kaupanda er heimilt að óska skýringa á atriðum í tilboðum sem þykja óskýr eða orka tvímælis. Kaupanda er heimilt að óska eftir því að sá þátttakandi sem átt hefur hagkvæmasta boð skýri atriði í tilboði sínu eða staðfesti tilteknar skuldbindingar sem þar hafa komið fram, enda leiði það ekki til þess að grundvallarþáttum í tilboðinu, eða útboðsauglýsingu, sé breytt þannig að samkeppni sé raskað eða um mismunun verði að ræða.

Leggja skal fram rökstuðning með tillögu um val á samningsaðila.

21. gr.
Fjárhagsstaða bjóðenda/viðsemjenda

Fjárhagsstaða bjóðanda skal vera það trygg að hann geti staðið við skuldbindingar sínar gangvart sveitarfélaginu.

Óheimilt er að gera samning við þann sem eftirfarandi á við:

1. Sætir nauðasamningum eða gjaldþrotaskiptum.

2. Er í vanskilum með opinber gjöld.

3. Er í vanskilum með iðgjöld til lífeyrissjóðs.

4. Á í málaferlum við Fjallabyggð eða fyrirtæki eða stofnun á vegum sveitarfélagsins vegna vanefnda af hálfu annars hvors samningsaðila, í tengslum við áður gerða samninga um verk-, þjónustu- eða vörukaup.

Óheimilt er að greiða viðsemjanda vegna verks eða þjónustu fyrr en fullnægjandi samningsefndatrygging liggur fyrir og samningur er frágenginn.

Heimilt að gera kröfur um jákvæða eiginfjárstöðu tilboðsgjafa í útboðum.

Heimilt er að kanna viðskiptasögu eigenda. Leiði sú könnun í ljós að eigandi eða fyrirtæki hans hafi lent í greiðslu- eða gjaldþroti sbr. 28. gr. laga um opinber innkaup, sl. fimm ár (gjaldþrot, nauðasamninga, greiðslustöðvun o.fl.) ber að vísa bjóðanda frá, enda eigi í hlut sams konar rekstrareining, með sömu eða nær sömu eigendur, í sömu eða nær sömu atvinnustarfsemi, en með nýja kennitölu.

22. gr.
Meðferð reikninga vegna innkaupa

Í skriflegum samningum um innkaup á verkum, vöru eða þjónustu skal skýrt kveðið á um reikningsgerð, greiðslufresti og greiðslutilhögun. Í samningi skal koma fram frestur kaupanda til að greiða reikninga. Æskilegt er að ekki sé samið um styttri greiðslufrest en 30 daga frá útgáfudegi reiknings.

V. kafli
Almenn ákvæði

23. gr.
Kæru- og endurupptökuheimild

Sé um að ræða innkaup sem falla undir lög um opinber innkaup nr. 84/2007, sbr. 10. gr. og IX. kafla laganna, er aðila heimilt að kæra til kærunefndar útboðsmála. Kæra skal borin skriflega undir kærunefnd útboðsmála innan fjögurra vikna frá því að kærandi vissi eða mátti vita um þá ákvörðun, athöfn eða athafnaleysi sem hann telur brjóta gegn réttindum sínum. Alltaf er þó heimilt að bera kæru undir kærunefnd útboðsmála innan 15 daga frá því að rökstuðningur skv. 75. gr. er veittur.

Telji bjóðendur eða seljendur vöru, verka og þjónustu að á sér hafi verið brotið eða meðferð innkaupamála Fjallabyggðar sé ábótavant, er aðila heimilt að óska eftir endurupptöku máls ef ákvörðun hefur byggst á ófullnægjandi eða röngum upplýsingum um málsatvik eða ákvörðun hefur byggst á atvikum sem breyst hafa verulega frá því að ákvörðun var tekin. Beiðni um endurupptöku skal beina skriflega til bæjarstjóra Fjallabyggðar, innan 3ja mánaða frá birtingu ákvörðunar.

24. gr.
Gildistaka og endurskoðun.

Reglur þessar öðlast þegar gildi.
Fjárhæðir skv. þessum reglum skal endurskoða ár hvert.
Reglur þessar skulu yfirfarnar og endurskoðaðar í upphafi nýs kjörtímabils bæjarstjórnar.

Samþykkt á 28. fundi bæjarstjórnar Fjallabyggðar þann 10. júní 2008

 Hlaða niður PDF-skrá